Положення про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних

1. Визначення термінів:

база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;

відповідальна особа — визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону;

володілець бази персональних даних — ТОВ «УА «ПРО-ФАРМА» (код ЄДРПОУ: 34414427);

згода суб’єкта персональних даних — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;

знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;

обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;

персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;

розпорядник бази персональних даних — Володілець, або інша фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані.

Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій володільцем та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;

суб’єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;

третя особа — будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;

особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя.

Он-лайн платформа – інтернет сторінка (та/або Сайт) де проводяться заходи організовані ТОВ «УА «ПРО-ФАРМА» в аудіо/відео форматі.

Заходи - лекції, конференції, саміти, симпозіуми, семінари, вебінари на медичну тематику для фахівців у сфері охорони здоров’я, організовані з метою їх професійної підтримки.

Учасники заходу – суб’єкт персональних даних, фізичні особи, фахівці у сфері охорони здоров’я, які виявили бажання прийняти участь у Заході.

2. Персональні дані.

2.1. Розпорядник обробляє Персональні дані, зокрема, але не обмежуючись: номер телефону, прізвище, ім’я та по-батькові, e-mail, які можуть знадобитися для надання доступу до он-лайн платформи та її функцій.

2.2. Також Учаснику може бути запропоновано створити пароль для доступу в Особистий кабінет, який також є частиною облікового запису Учасника.

2.3. Розпорядник також зберігає і обробляє знеособлену загальну інформацію у вільному вигляді для підрахунку даних, таку як: IP-адреса, дата і час відвідування, тип і мова браузера, файли cookies, загальна кількість відвідувань Сайту, кількість відвідувань кожної сторінки Сайту, найменування провайдерів послуг доступу до мережі інтернет. Це потрібно для коректної роботи сайту, надання послуг Сайту, оптимізації його роботи, а також для захисту цілісності інформаційного простору Сайту.

2.4. Використання Учасником Сайту означає згоду з цією Політикою та умовами обробки персональних даних.

2.5. Передаючи персональні дані, Учасник підтверджує, що надає Розпоряднику безумовну і безвідкличну згоду (дозвіл) на безстрокову обробку цих даних та підтверджує, що досяг повнолітнього віку і є дієздатним. Учасник погоджується з тим, що Розпорядник має право на зберігання і обробку, в тому числі і автоматизовану, будь-якої інформації, що відноситься до його персональних даних, зокрема збір, систематизацію, накопичення, зберігання, уточнення, використання, поширення (в тому числі передачу третім особам в тому числі по мережі Інтернет), знеособлення, блокування, знищення персональних даних, наданих Учасником.

2.6. Розпорядник зобов'язується не передавати особисті дані Учасника третім особам, за винятком випадків, прямо передбачених цією Політикою і нормами чинного законодавства України.

2.7. Розпорядник не перевіряє достовірність персональних даних, що надаються Учасником.

2.8. Розпорядник зберігає за собою право змінювати цю Політику в будь-який час без будь-якого спеціального повідомлення.

3. Мета обробки персональних даних.

3.1. Метою обробки персональних даних у системі є зберігання та обслуговування даних, відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

3.2. Метою обробки персональних даних є організація участі суб’єкта персональних даних у Заходах, що організовані ТОВ «УА «ПРО-ФАРМА», шляхом надання доступу до он-лайн платформи де такі заходи будуть проведені, з можливістю спілкування з іншими учасниками таких заходів.

3.3. Метою обробки персональних даних є:

• Організація участі суб’єкта персональних даних у заходах, що організовані ТОВ «УА «ПРО-ФАРМА»

• створення облікового запису учасника з метою отримання доступу до он-лайн платформи, де проводяться Заходи;

• надання доступу до он-лайн платформи, де проводяться Заходи;

• інформування про зміни або доповнення щодо того чи іншого Заходу;

• здійснення рекламних та маркетингових заходів;

• забезпечення можливості спілкування між учасниками Заходу;

• обміну інформацією і новинами між учасниками;

• реалізація та забезпечення належної роботи он-лайн платформи.

• здійснення розрахунків за надані послуги.

4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних.

4.1. Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки. Згода суб’єкта персональних даних може бути надана у наступних формах:

• документ на паперовому носії з реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу;

• електронний документ, який має містити обов’язкові реквізити, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу. Добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних доцільно засвідчувати електронним підписом суб’єкта персональних даних.

• відмітка на електронній сторінці документа чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.

4.2. Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

4.3. Повідомлення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

4.4. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.

5. Місцезнаходження бази персональних даних.

5.1. Вказані у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою 03022, м. Київ, вул. Козацька, 120/4, корпус Ж.

5.2. Розпорядник може передавати Персональні дані третім особам в обсязі, необхідному для досягнення цілей (мети) їх обробки. Сторона, якій передаються персональні дані, повинна попередньо вжити заходів щодо забезпечення вимог Закону України «Про захист персональних даних».

5.3. Розпорядник надає доступ до Персональних даних тільки уповноваженим своїм працівникам, які дали згоду на забезпечення конфіденційності таких даних відповідно до вимог Розпорядника.

5.4. Он-лайн платформа може містити посилання на інші інформаційні ресурси, сайти, мобільні додатки, і Розпорядник не несе відповідальності за їх політику конфіденційності або зміст.

6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.

6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних, наданої володільцю бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.

6.3. Суб’єкт відносин, пов’язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.

6.4. У запиті зазначаються:

• прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи — заявника);

• найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи — заявника);

• прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;

• відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;

• перелік персональних даних, що запитуються;

• мета запиту.

6.5. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

6.6. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.

6.7. У повідомленні про відмову зазначаються:

• прізвище, ім’я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;

• дата відправлення повідомлення;

• причина відмови.

6.8. Рішення про відмову до персональних даних може бути оскаржено до уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних, або до суду.

7. Захист персональних даних.

7.1. Володільця бази персональних даних обладнано системними і програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.

7.2. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків зобов’язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних.

7.3. Працівники, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.

7.4. Особи, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно законодавства України.

7.5. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі не довше строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних.

8. Права суб’єкта персональних даних.

8.1. Суб’єкт персональних даних має право:

• знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та / або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;

• отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних;

• на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;

• отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються;

• пред’являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні їхніх повноважень, передбачених законом;

• пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;

• на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;

• звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;

• застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.

9. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних.

9.1. Суб’єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб’єкта відносин, пов’язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.

9.2. Доступ суб’єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.

9.3. Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.

У запиті зазначаються:

• прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних;

• інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта персональних даних;

• відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;

• перелік персональних даних, що запитуються.

9.4. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

9.5. Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома суб’єкта персональних даних, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

9.6. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

10. Безпека та відповідальність.

10.1. Розпорядник приймає всі можливі технічні та організаційно-правові заходи з метою забезпечення захисту Персональних даних Учасника від неправомірного або випадкового доступу до них, знищення, перекручення, блокування, копіювання, поширення, а також від інших неправомірних дій.

10.2. Розпорядник не може гарантувати абсолютну захищеність від будь-яких загроз, що виникають поза межами регулювання Розпорядника та попереджає, що ніяка передача даних через Інтернет, мобільний пристрій або через бездротовий пристрій не можуть гарантувати 100%-у безпеку.

10.3. Розпорядник не несе відповідальності за точність і повноту Персональних даних або іншої інформації, наданої Учасником або третіми особами.

10.4. Учасник несе відповідальність згідно з чинним законодавством України за надання недостовірних Персональних даних або використання персональних даних третіх осіб.

10.5. Розпорядник не несе відповідальності за зміст особистої інформації або іншої інформації, яку Учасник отримав від третіх осіб.

10.6. Учасник визнає, що в разі недбалого ставлення самим Учасником до безпечного зберігання свого логіна і пароля, що дає доступ до його Персональних даних, треті особи можуть отримати несанкціонований доступ до облікового запису, персональним і іншим даним Учасника, за що Розпорядник не несе будь-якої відповідальності. Розпорядник наполегливо рекомендує Учасникам використовувати складні паролі та не розголошувати їх третім особам.